L’obbligo della fatturazione elettronica, in vigore dal 1° gennaio 2019, abolisce di fatto il documento in forma cartacea, tuttavia è lasciata la facoltà di inviare, unitamente al documento in formato xml, anche una copia cosiddetta “di cortesia”, ovvero una copia della fattura vecchia maniera, in modo da agevolare la stampa del documento da parte del ricevente.
Tale facoltà però può ingenerare l’errata idea che la copia di cortesia sia analoga alla fattura in formato xml, sia ai fini della registrazione in contabilità, sia ai fini dell’esibizione in sede di controllo documentale.
Questo è un grave errore. Se è vero che la fattura elettronica può essere stampata e visualizzata come una fattura di vecchio tipo, grazie ai software di conversione, i due documenti non sono assolutamente intercambiabili.
La fattura elettronica è un file di dati, pertanto non è “tangibile”. E’ fondamentale assimilare questo concetto, perché da esso derivano tutta una serie di conseguenze che è bene tenere sempre presenti.
E’ ovvio che la fattura elettronica possa essere visualizzata e anche stampata, ma la copia cartacea NON è la fattura stessa. Di conseguenza, se per esempio, dovessimo produrre una copia di una fattura elettronica, quello che dovremmo predisporre non è la sua stampa cartacea, ma una copia autentica del file. Ciò significa che è necessario che il flusso di dati sia conservato secondo dei criteri che ne garantiscano l’integrità. Di conseguenza si impone il sistema della conservazione sostitutiva per garantire che la e-fattura abbia valore ai fini legali.
Inoltre, la fattura elettronica non può essere redatta liberamente, ma transitando dal sistema di interscambio, deve rispettare dei requisiti minimi previsti dalla normativa che il Sistema di Interscambio verifica preliminarmente. Solo se i controlli hanno dato esito positivo e il Sistema accetta la fattura, allora la fattura esiste e quindi si considera emessa.
Di conseguenza, le copie di cortesia, non hanno alcun valore, né civilistico né fiscale, e non vanno pertanto considerate alla stessa stregua della e-fattura, né contabilizzate.
